Als secretaresse krijg je dagelijks te maken met allerlei administratieve taken. Of het nu gaat om het verzamelen van feedback, het bijhouden van aanmeldingen of het stroomlijnen van interne processen, efficiëntie is de sleutel. MS Forms is een handige tool die je helpt om snel en eenvoudig enquêtes, formulieren en quizzen te maken. Maar hoe werkt MS Forms precies en waarom is het zo nuttig voor secretaresses?
Wat is MS Forms?
MS Forms is een online tool van Microsoft waarmee je digitale formulieren, enquêtes en quizzen kunt maken. De tool is eenvoudig te gebruiken en geïntegreerd met andere Microsoft 365-applicaties zoals Excel en Outlook. Dit betekent dat je moeiteloos gegevens kunt verzamelen en analyseren zonder ingewikkelde software te hoeven gebruiken.
Waarom is MS Forms handig voor een secretaresse?
Als secretaresse ben je vaak verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen, het verzamelen van feedback en het verwerken van gegevens. Met MS Forms kun je:
- Aanmeldformulieren maken voor vergaderingen en evenementen
- Tevredenheidsonderzoeken versturen naar medewerkers of klanten
- Inschrijvingen en declaraties eenvoudig bijhouden
- Korte enquêtes versturen om snel informatie te verzamelen
Omdat MS Forms gebruiksvriendelijk is, bespaar je tijd en moeite bij het maken en beheren van deze formulieren.
Hoe maak je een formulier in MS Forms?
Het maken van een formulier in MS Forms is eenvoudig en kost slechts een paar minuten. Volg deze stappen:
- Log in op MS Forms via je Microsoft 365-account.
- Klik op ‘Nieuw formulier’ en geef het een naam.
- Voeg vragen toe met verschillende antwoordmogelijkheden zoals meerkeuze, tekstvelden of beoordelingsschalen.
- Pas de instellingen aan, zoals het verzamelproces en de anonimiteit van de antwoorden.
- Deel het formulier via een link of QR-code.
De reacties worden automatisch opgeslagen en kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel voor verdere analyse.
MS Forms en de sollicitatieprocedure
Ben je betrokken bij de werving van nieuwe medewerkers voor een secretaresse vacature? Dan kan MS Forms een handig hulpmiddel zijn. Je kunt bijvoorbeeld:
- Sollicitatieformulieren maken om gegevens van kandidaten te verzamelen
- Een korte vragenlijst toevoegen om snel een eerste selectie te maken
- Feedback verzamelen van collega’s over sollicitanten
- Kandidaten een online test of vragenlijst laten invullen voordat ze op gesprek komen
Door dit proces digitaal te stroomlijnen, bespaar je tijd en houd je alles overzichtelijk op één plek.
Conclusie
Of je nu een secretaresse bent die vergaderingen organiseert, feedback verzamelt of helpt bij het invullen van een secretaresse vacature, MS Forms is een veelzijdige en efficiënte tool die je werk een stuk makkelijker maakt. Dankzij de eenvoudige interface en integratie met andere Microsoft-tools kun je snel en overzichtelijk data verzamelen en analyseren. Wil je jouw werk als secretaresse slimmer en efficiënter aanpakken? Dan is MS Forms zeker de moeite waard om te gebruiken.